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如何策划公司年会

作者: 袅袅日期: 2020-01-17 11:08:48阅读 831

    一年一度的公司年会季马上到来了!


    不少做企业文化、活动策划的小伙伴却开始了漫长的烧脑生活:


    公司年会如何策划?需要注意哪些方面?怎么才能办的圆满?


    小犀姐整理了一份年会策划终极攻略。


    看这里!!


    年会整体筹办过程无外乎就是五件事:人员、物品、场地、流程、注意事项


    咱们一个个看。


    一、人员


    在组织工作年会的时候,参与准备的人越多,能够娱乐的人越少。


    为了能让更多人娱乐,所以参与准备的人越少越好。


    1、年会资源总协调1人,通常为公司级主管,有一定的协调能力

    2、年会主持人根据公司人员多少确定。100人以下2名,100名以上4名。

    3、会务礼品统计、兑奖以及物品管理一人。


    另外,如果是公司自己准备年会,不请外部策划公司帮助的话,还需要确定:


    1、灯光、音响2人

    2、照相摄像3-4人,根据设备、场面复杂情况确定


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    二、物品


    年会物品主要包括以下几个类目 :


    1、条幅、拉花、气球等,用于布置会场

    2、电脑、投影仪、投影幕布、灯光、音响设备、摄像机 

     

    以上两点如果有外聘公司承包项目,只要到时间检查布置进度即可。


    3、现场烘托气氛道具:荧光棒、掌声小塑料手等

    4、游戏道具:视游戏需要而定。

    5、奖品道具 :奖品、奖券、抽奖箱、证书、鲜花 、奖杯、KT板等 。

    6、现场小零食:饮料、糖果、水果、坚果等。有多少人买多少份,最好还可以盈余一些,以备不时之需。

    7、节目道具:如有需要租借的,提前安排。无需租借的,自备。

    8、其他物品:剪刀、交待、桌卡等。需要纸质签字的话,准备签到簿、签字笔。


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    三、场地


    辛苦工作一年的员工,想释放!要拍照P图!美美的发朋友圈!想炫一波的小心思你一定要懂。


    所以场地的选择,要考虑交通是否方便、面积是否够大以及最好要有它的标志性及特殊性。一般有这几类:星级酒店、邮轮、户外场地、主题乐园以及特殊场地。


    场地首选:星级酒店

    因为酒店的设施设备可以在最大程度上满足大家对年会内容的需求,所以这是大部分的公司企业都会选择的常规操作。除此之外,还可以选择当地有特色的民宿、主题轰趴馆等。


    场地布置:外场与内场

    通常场地布置分为内场与外场的布置。


    外场布置包含有酒店外围、大堂、来宾动线和宴会厅前厅这几个地方。外场的布置主要是为了指引到场来宾的行走动线,让他们提前感受下年会的氛围。


    所以一般都会在较为显眼的地方设置指示牌/背景板/易拉宝。宴会厅前厅处可以设置签到处、合影处、互动处,如果有茶歇也可以设置点心区。


    内场部分包括舞台、灯光、音响、餐桌的摆放等基础配置,要注意的就是舞美效果必须根据场地的大小和年会节目的需求来安排,最重要的是考虑现场安全因素,确保场地安全。


    同时,可以根据年会的主题或公司的特点摆放一些鲜花、趣味装饰,还可以用上泡泡机干冰机哟,最重要的是氛围~


    如果是委托活动公司进行年会策划的话,可以请他们帮忙推荐酒店。可能会有价格优惠。



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    四、流程


    1、确定整个年会的基调与创意


    首先确定晚会的参与者有哪些,目的是什么:是为了融合团队,还是为了答谢大家。


    之后确定年会的主题创意,比如“探险”“解密”等。整个年会的活动 、会场布置都会围绕着这个主题创意来。


    2、需要确定的文本清单


    包括:

    《年会策划案》;《座位安排表》;《主持人台词本》;《年会游戏文本》;《年会费用预算案》;《奖品、礼品清单》;《优秀员工名单》;《参与人员名单》(包括性别、民族、职务、身份证号以及联系电话);《场地设备租用联系方式清单》;《奖券》;《节目表演表》


    Ps:奖品清单还没有确定下来的,可以参考这篇>>公司年会奖品清单


    3、年会开始时间


    写好早上/晚上。下午不适宜开年会,因为下午人精神一般不是很兴奋。


    首选是晚上。但是有答谢宴的话,晚上容易喝多。记得换一下饮料。


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    4、年会节目安排


    提前收集节目报名,包括“顺序、节目名称、节目性质、参加人员、所属部门、时长、主持人备注、时间控制”


    表演节目的顺序一般是:开场、主持人开场、领导讲话、表演节目穿插游戏与颁奖、抽奖、结束、吃饭、小活动


    年会游戏可以分为三种类型:竞技、对抗以及表演类,根据情况来安排,不要重复就可以了。


    谨记,在筹备年会游戏时,要遵循:安全第一,有趣互动两个原则。有任何危险的道具都不要使用。


    ps:节目无灵感可以参考>>公司年会节目推荐 创意节目参考


    5、抽奖


    抽奖形式可以有很多种:积分抽奖、随机抽奖、破密抽奖、寻宝抽奖等。根据时长安排就行。


    6、结束后


    物品清点回收。没用完的东西可以留到下一年使用,省钱。


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    五、注意事项


    1、公司年会结束之后,可以将年会现场图片、视频等整理好,发布至公司内部平台以及外部媒体通稿,宣传企业形象。


    2、公司年会一般要提前1个月左右通知同事。尤其对着装、表演节目有要求的公司更应如此。


    3、提前至少一天布置场地。检查硬件设备是否完善可用,会场指引是否清晰明确,舞台搭建是否安全稳固。


    以上就是公司年会策划的几点注意事项啦!


    一个个核查一下,有哪些还没有准备好的,再抓紧时间补一下吧~

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